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Camille Rabineau

Work & The City - Tout ,tout : vous saurez tout sur le Flex office

Published over 1 year ago • 4 min read

Tout, tout : vous saurez tout sur le Flex office

Le Flex office, forme récente d'aménagement des espaces de travail, enflamme les discussions sur l'évolution du bureau depuis la pandémie. Pourtant, il continue de générer de nombreuses questions sur sa mise en pratique et les conditions de sa réussite. Pour vous, lecteurs de Work & the City, nous avons compilé nos publications récentes sur le sujet, ainsi que d'autres sources indispensables. Faites-nous savoir si cela vous a aidé !

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Une brève histoire

🔃 Le Flex office, aussi appelé desk sharing, hot desking et bien d'autres appellations, désigne le fait de dé-attribuer les bureaux, misant sur leur partage et leur mutualisation. Mise au point dans les années 1990 par les grands cabinets de conseil américains, cette approche part du principe qu'une économie des mètres carrés de bureau est souhaitable quand on sait qu'un bureau, même avant la pandémie, n'était occupé qu'entre 50% et 60% du temps.

📖 Le célèbre livre Cubed, qui retrace l'histoire du bureau depuis ses origines, nous rappelle qu'après le "bureau paysager" des années 1960 et la popularisation des espaces ouverts (open space), le Flex office marque une étape supplémentaire dans l'évolution des lieux de travail tertiaires vers la recherche d'optimisation immobilière d'une part, et la mise en avant des usages dits collaboratifs d'autre part.

La pandémie, passage à l’âge adulte du Flex office ?

😷 Avec l’arrivée de la crise sanitaire, le Flex office prend une toute nouvelle dimension. Deskeo, opérateur de bureaux en France, a mené en 2021 une enquête auprès de 3978 professionnels : 55% des entreprises interrogées envisagent de basculer prochainement sur ce modèle.

✅ Si la perspective de l'optimisation est alléchante, le Flex office ne peut réussir qu'à certaines conditions : reverser une partie des mètres carrés économisés à de tout nouveaux espaces dédiés aux échanges, aux réunions, aux appels et à la convivialité, ou encore mettre en place des zones d'équipe qui vont agir comme points de repère et permettre aux salariés de se retrouver entre collègues et structurer leurs routines de travail, en font partie.

🌵 Ne pas respecter ces principes, c'est prendre le risque de voir une loi de la jungle se mettre en place, où les plus présents s'accaparent des places confortables et laissent aux autres les "restes", instaurant deux catégories de salariés, comme démontré par des travaux de recherche que nous avons résumés ici.

people sitting on chair in front of computer
Israel Andrade sur Unsplash

Assurer le bien-être des salariés avec le Flex office

😞 Même mis en place dans les règles de l'art, le Flex office vient toucher des points sensibles de la qualité de vie au travail. Pour Welcome to the Jungle, nous avons fouillé les impacts psychologiques du Flex office. Le psychologue du travail Christophe Nguyen reconnaît que le Flex peut, dans certains cas, porter atteinte à la reconnaissance du salarié et à la valorisation de son travail. Mais pour certains salariés l'ayant expérimenté, il offre une libération : celle de ne plus avoir de "place" à laquelle collègues et supérieurs vont venir solliciter et interrompre.

🚧 Dans la même veine, une étude publiée en 2018 par JLL, étude qui recèle de conseils pratiques et d'éléments de compréhension du Flex-office, souligne que celui-ci peut atténuer les barrières entre managers et salariés. Selon cette recherche, le Flex office peut bénéficier à l'intégration des salariés, à l'entraide et à l'apprentissage mutuel.

🧃 Notre étude Le bureau, une aventure humaine creuse pour sa part le sujet de la personnalisation du bureau, autre point de cristallisation des craintes autour du Flex office. Grâce aux témoignages des personnes interviewées, elle démontre que décorer son bureau permet d’apporter une part de sa vie personnelle, de ses centres d’intérêt, de sa personnalité dans l'entreprise. Mais il y a aussi des employés réticents à cette personnalisation, par exemple s'ils ne se sentent pas bien dans leur équipe ou savent qu’ils ne resteront pas longtemps dans le poste.

💪🏻 Pour toutes ces raisons et malgré son essor, il reste beaucoup à faire pour convaincre de la pertinence du Flex office : selon une étude de la chaire Workplace Management de l'Essec publiée en avril 2021, en dépit du télétravail, 63% des salariés continuent de plébisciter le bureau fermé, individuel ou collectif.

On a repéré aussi...

🏆 Ce papier de la Harvard Business Review creuse un paradoxe : si la grande majorité des travailleurs des métiers de bureau aspire désormais à un travail qui offre de la flexibilité, se rendre visible et faire connaître ses succès n'est pas simple quand on passe la majorité de son temps en télétravail.

👩‍💻 L'isolement, c'est l'un des risques psycho-sociaux redoutés avec le télétravail. Une étude relayée sur le média américain HR Dive relève que les salariés affirmant souffrir de solitude sont moins aptes à être efficace au travail et à fournir le meilleur de leurs capacités. Ils disent plus souvent avoir l'esprit ailleurs et se révèlent moins engagés.

🌐 La ville américaine de Baltimore a décidé de construire son propre service d'accès à Internet. Le but : donner à ses habitants les plus pauvres un accès égal au numérique, et améliorer par ricochet l'accès à l'éducation, aux services de santé et aux emplois. Une initiative singulière qui remet au-devant de la scène le sujet de la fracture numérique, alors que des villes américaines font le constat que frais d'abonnement élevés et réseaux irréguliers mettent Internet hors de portée pour de nombreuses populations.

À bientôt pour un nouveau sujet !

Camille & Cindy & Maëva de Comme on travaille

Nous sommes Comme on Travaille, consultantes et facilitatrices spécialistes des nouveaux modes & espaces de travail. Nous accompagnons les entreprises déterminées à faire de leurs projets d'aménagement des projets humains, en utilisant le co-design et les outils de l'intelligence collective. Nous sommes les bonnes fées qui viennent mettre du lien et emmener les équipes dans des projets complexes, souvent mal perçus au départ.
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Camille Rabineau - Comme on travaille - camille@commeontravaille.fr

Camille Rabineau

Camille Rabineau fondatrice de Comme on travaille

Urbaniste, experte des nouveaux espaces de travail, je partage dans ma newsletter Work & the City des perspectives sur l'évolution du bureau, des modes de travail et leurs impacts sur la ville.

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