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Quatre bonnes pratiques pour s'approprier un espace de travail

Que les salariés s'approprient leur espace de travail, c'est ce que souhaitent tous nos clients. La raréfaction de nos passages au bureau si ce n'est le désamour pour ce dernier appelle les entreprises à agir, pour faire du bureau un lieu choisi et non subi : c'est l'appropriation du bureau.

Ça tombe bien, nous en avons fait notre mission chez Comme on travaille ! Alors aujourd'hui, nous partageons avec vous quatre exemples différents à travers lesquels nous avons proposé à nos clients une manière d'aider l'appropriation des espaces de travail pour les salariés. Cela vous donnera peut-être des idées !

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Un observatoire après le déménagement d'un siège social

Les projets d'aménagement de bureaux sont souvent des projets de longue haleine. Entre la finalisation des plans et les premiers jours dans les locaux, il peut s'écouler plusieurs années. Un laps de temps pendant lequel l'entreprise aura évolué. Son organisation aura changé, de nouveaux salariés auront intégré l'entreprise, d'autres seront partis. C'est la raison pour laquelle l'implication et l'accompagnement des salariés autour d'un déménagement est un effort qui doit perdurer tout au long du projet...et même après.

D'autant que les habitudes ne se prennent pas de manière évidente, et que face à des changements importants comme un passage en Flex office, suivre de près les premiers pas permet d'apporter les ajustements nécessaires et de communiquer sur les résultats de l'opération : deux ingrédients utiles à l'appropriation du lieu ! Pour le nouveau siège social d'une grande banque que nous avons suivi pendant trois ans, nous avons animé un observatoire des premiers mois.

Avec un groupe d'ambassadeurs issus de tous les services, nous avons remonté en temps réel les impressions et perceptions des collaborateurs. Nous avons suivi leur appropriation au fil de l'eau, à l'aide d'une matrice que nous avons conçue. L'un des retours les plus marquants ? Le sentiment de reconnaissance ressenti par les salariés à travers ces nombreuses opportunités de s'exprimer et transmettre leurs besoins.

La mise en place de bonnes pratiques du bureau

Les nouveaux aménagements de l'espace de travail reposent sur un partage accru des aménagements. C'est cette mutualisation poussée des ressources qui permet l'optimisation immobilière recherchée et une expérience plus satisfaisante pour les salariés, qui se mettent à bénéficier d'espaces plus nombreux et variés. Toutefois, ce partage renforcé est aussi source de déstabilisation.

C'est pourquoi les "règles de vie", rediscutées régulièrement, sont un incontournable de ce type d'espaces. C'est en tous cas un incontournable de nos interventions chez Comme on travaille :) Pour le nouveau siège d'une grande marque centenaire de l'agroalimentaire, nous avons travaillé en deux temps, en partant de scènes de vie du quotidien pour identifier les différences d'approches parmi les salariés dans l'utilisation de l'espace de travail, avant de se servir de cette matière pour co-construire des bonnes pratiques à diffuser largement dans l'entreprise. Avec les équipes internes de communication, nous avons même imaginé un objet ludique pour les présenter et susciter l'intérêt autour d'elles.

Des ateliers de projection autour de plans

Difficile de se "projeter" dans un espace qu'on ne connaît pas ou pire, qui n'a pas encore vu le jour ! C'est l'un des paradoxes des démarches d'accompagnement du changement que nous conduisons : malgré le fait de parler des futurs espaces sous de nombreux angles et dans des modalités différentes, rien ne remplace l'immersion pour s'approprier vraiment son nouveau lieu.

Une action fonctionne toutefois particulièrement bien : organiser des discussions entre collègues autour des plans, pour commencer à y projeter ses routines et rituels, qu'ils soient individuels ou collectifs. Armés de leur agenda, de feutres et de post-its pour annoter les plans, les participants imaginent ainsi la manière dont ils organiseraient leur vie sur site en fonction de leurs contraintes d'activité. Le bénéfice de ces échanges ? Posés autour des plans, les participants prennent conscience de l'existence de certains espaces. À travers la discussion, ils envisagent de nouvelles façons de travailler. En échangeant et en recherchant des solutions, l'état d'esprit devient plus constructif et tourné vers l'avenir.

Un guide pour les workplace managers

L'une des difficultés de "l'expérience utilisateurs", un terme à la mode pour parler des conditions de travail, est d'en garantir une certaine homogénéité et cohérence pour une entreprise qui dispose d'une pluralité de sites. Cet objectif est, entre autres, à la source des missions d'un workplace manager, ou responsable de site. Dans le contexte du développement du télétravail, ces derniers peuvent se retrouver dépourvus d'idées pour faire des journées passées sur site quelque chose de bénéfique et satisfaisant pour les salariés.

C'était en tous cas le constat d'un acteur du luxe, qui a souhaité soutenir cette population dans sa mission en la dotant d'un guide pratique fourmillant d'idées pour faciliter l'appropriation des espaces de travail dans un contexte de travail hybride. Formats d'ateliers ou d'évènements, listes d'outils numériques ou d'objets déco qui peuvent aider, nous avons constitué une boîte à idées dans laquelle ces acteurs clés de l'appropriation des espaces peuvent venir piocher et renouveler leur pratique au quotidien.

Ces idées d'actions vous parlent et vous seriez curieux de les voir appliquées dans votre organisation ? Nous pouvons vous en dire plus et y réflechir ensemble !

Du côté de Comme on travaille : s'approprier le bureau quand on démarre un job

🗞️ Notre nouvel article pour Welcome to the Jungle est sorti ! Hasard du calendrier, il avait lui aussi pour thème l'appropriation du bureau, en traitant de l'importance de bien utiliser ce dernier pour se faire une place dans une nouvelle entreprise, ou un nouveau poste. Appuyé de témoignages de jeunes actifs et du regard d'une spécialiste de la marque employeur, cet article est une pépite à consulter ici.

👩‍🍳 Les coulisses de Comme on travaille et nos secrets de fabrication vous intéressent ? Nous les partageons deux à trois fois par semaine sur notre page LinkedIn. Ces derniers jours, nous avons raconté la finalisation d'un macrozoning chez un client, partagé une étude étonnante sur la génération Z. Vous pouvez nous suivre ici et activer la cloche pour ne rien manquer de ce contenu très complémentaire aux newsletters.

À la prochaine, Camille Rabineau & l'équipe de Comme on travaille

Cette newsletter vous est préparée par Comme on Travaille, cabinet d'aménagement des espaces de travail centré sur l'humain. Nous accompagnons les entreprises déterminées à faire de leurs projets d'aménagement des projets fédérateurs, en utilisant le co-design et les outils de l'intelligence collective. Si vous aimez nos analyses et souhaitez nous encourager, pensez à nous pour vos conférences, ateliers et accompagnements liés aux nouveaux modes de travail dans votre organisation !
Présentez-nous votre projet en prenant un RV téléphonique ici !​

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​Camille Rabineau - Comme on travaille - camille@commeontravaille.fr